PDFファイルの文書に電子印鑑を押印する方法を解説します。
ビジネスをしていると、PDF形式で契約書や覚書などをやり取りすることがあり、一度印刷して押印してからスキャナーで読み込みPDFファイルにして送り返す、社内で保管しているケースも多いと思います。
PDFファイルを開き、内容を見ることができる「Adobe Acrobat Reader DC」のスタンプ機能を使用して、電子印鑑の捺印がPDF上でできます。スタンピ機能に角印・社印・認印・日付印などを登録しておくことで、登録後の押印は簡単にできます。
電子印鑑を作成
「Adobe Acrobat Reader DC」を使用して、電子印鑑を登録するのにおすすめの方法を紹介します。
「Adobe Acrobat Reader DC」のスタンプ機能に登録できる拡張子は「pdf」のみですので、JPEGやPNG形式の場合は「pdf」に変換する必要があります。
WEB認印で電子印鑑を作る
「WEB認印」というサイトを利用して電子印鑑を作成することができます。
この「WEB認印」では、個人の認印の電子印鑑を作ることができ、電子印鑑の保存方法はPDF形式しかありませんので、作成して保存すると「Adobe Acrobat Reader DC」のスタンプに、そのまま登録することができます。
シャチハタに書体を提供している「白舟書体」が運営しているサイトで、住所印を作成できる「風雅印」という電子印鑑作成サイトもあります。
ただし、認印や住所印しか作れないので、社印や角印などは他のツールを利用して電子印鑑を作る必要があります。
「WEB認印」で電子印鑑を作成するときの使い方には簡単です。
電子印鑑のフリーソフトで作る
電子印鑑を作成できるフリーソフトがいくつかありますが、インストール不要で使用できる「クリックスタンパー」という無料のソフトがあります。
丸印・角印・日付印・認印など電子印鑑を作成する上で、必要な印鑑を作れます。大きさ・色・枠の太さなどカスタマイズも可能です。
保存できるファイルにPDF形式がないので、JPEGやPNG形式からPDF形式に変換する必要があります。
電子印鑑を作成できるフリーソフトはいくつかありますので、使いやすいソフトを選んで頂くといいと思います。
使っているハンコから電子印鑑を作る
実際に使用しているハンコをスキャンして、画像編集ソフトを利用して印影を残し、背景を透明にしてPDF形式で保存します。
PDF形式で保存できないときは、JPEGやPNG形式で一旦保存してからPDF形式に変換します。
綺麗な印影にするためには、画像編集ソフトで背景を消すとき、より丁寧に作業することです。
EXCEL･WordをPDFで保存する
EXCEL（エクセル）やWord（ワード）で作成した書類を保存するときに、PDF形式を選ぶことができますので手順をお伝えします。
- 「ファイル」タブをクリックします。
- 「名前を付けて保存」をクリックします。
- 「このPC」を選び「デスクトップ」をクリックします。
- 名前を付けて保存画面が表示されます。
- 保存先を選び、ファイルの種類の右側にある「▼」をクリックします。
- 保存できるファイルの種類が表示されますので「PDF（*.png）」をクリックします。
- ファイルの種類が「PDF（*.png）」になっていることを確認します。
- 良ければ「保存」をクリックします。
これで、EXCELやWordで作成したファイルをPDF形式のファイルで保存することができます。
Adobe Acrobat Reader DCに電子印鑑を登録
Adobe Acrobat Reader DCをインストールする
Adobe Acrobat Reader DCをインストールしていない方は、まずインストールします。
- 「Adobe Acrobat Reader DC」にアクセスして「今すぐインストール」をクリックします。
- 手順に従って、インストールを進めていきます。
Adobe Acrobat Reader DCを開く
- PDF形式で保存したファイルを右クリックします。
- メニューの中から「プログラムから開く」を選び「Adobe Acrobat Reader DC」をクリックします。
- Adobe Acrobat Reader DC画面が開いたら「ツール」タブをクリックします。
- スタンプの「開く」をクリックします。
- 開いたファイルのタブが開きますので「カスタムスタンプ」の「▼」をクリックします。
- メニューが表示されたら「作成」をクリックします。
- カスタムスタンプ用の画像を選択画面が表示されますので「参照」をクリックします。
- 別ウィンドウが開きますので、PDF形式にした電子印鑑ファイルを選び「開く」をクリックします。
- サンプル画面に電子印鑑が反映されますので印影を確認します。
- 良ければ「OK」をクリックします。
- カスタムスタンプを作成画面が表示されます。
- 分類に印鑑の分類名、名前に誰の印鑑なのかを記入すると管理しやすいです。
- 良ければ「OK」をクリックします。
PDFファイルに電子印鑑を押印
- 「スタンプパレット」をクリックします。
- スタンプ画面が表示されますので、お気に入りのスタンプの「▼」をクリックします。
- メニューの中にある、先程、分類で作成した名前「認印」をクリックします。
- 分類：認印に登録した電子印鑑が一覧で表示されますので、使用する印鑑をクリックします。
- カーソルを移動させて、押印したい場所でクリックすると電子印鑑が反映されます。
- 電子印鑑を反映したら、スタンプ画面を閉じます。
- 電子印鑑を反映すると、画像のようになります。
- これで、PDFファイルに電子印鑑を反映させる、捺印することができます。
- サイズ変更、移動も自由にできます。
Adobe Acrobat Reader DCに登録済みの電子印鑑
Adobe Acrobat Reader DCにすでに登録されている電子印鑑がありますので、そちらを使用することもできます。
登録済みのスタンプを使用する
- 「スタンプパレット」をクリックします。
- スタンプ画面が表示されますので「▼」をクリックします。
- 「ダイナミック」「標準」「署名」に電子印鑑が登録されています。
登録されている電子印鑑の種類
【ダイナミック】
ダイナミックに登録されているスタンプは5種類です。
- レビュー済
- 受領済
- 承認済
- 極秘
- 改訂
【標準】
標準に登録されているスタンプは12種類です。
- 承認済
- 却下
- 草稿
- 最終
- 完了
- 極秘
- 公開用
- 非公開
- 評価用
- 無効
- 試用結果
- 参照用
【署名】
標準に登録されているスタンプは5種類です。
- 証人
- イニシャル
- 署名
- チェック
- バツ
電子印鑑の使い方
スタンプの電子印鑑を表示すると、空欄部分が目立ちます。空欄部分を表示するための方法を解説します。
- どの印鑑でもいいので右クリックしてメニューを表示させます。
- 「ユーザー情報を編集」をクリックします。
- ユーザー情報の設定画面が開きますので、必要項目を入力して「完了」をクリックします。
- ユーザー情報を入力すると、電子印鑑に反映されます。
- 文字数が多いと、文字が小さく見にくいので調整しましょう。
まとめ
Adobe Acrobat Reader DCに登録されている電子印鑑を使用することもできますが、認印や社印・角印・丸印などはありません。
見積書や請求書・契約書などに電子印鑑で押印するなら、認印や社印・角印・丸印などは必要な印鑑です。フリーソフトで作成する、本当の印鑑をスキャナーで取り込み、電子印鑑を作成することもできます。
様々な電子印鑑を使用することで、業務効率に繋がっていきます。
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