今回は、ZOOMの有料プランを契約していましたがオンライン会議の減少と生成AIの活用をしていきたいと思って色々と調べた結果、Google Workspaceがコスト的にも、機能的にもいいかなと。そして何よりも、GoogleドライブやgmailなどGoogleのツールを多く使っていますので、一元管理できるGoogle Workspaceに魅力を感じて使っていこうと思います。
そこで、Google Workspaceにはいくつかのプランがありますので、一人経営者や小規模事業者におすすめのプランを検討してみました。
一人経営者におすすめプラン
一人経営者なら【Standardプラン】が最もコスパがいい！
その理由は、
①Gemini AIをGoogle ドキュメント/Meet/Chat までフル活用できる
②2 TBのクラウド容量
③録画付きGoogle Meet
④独自ドメインのメール
が一番安いStarterプランより若干の手出しで使えます。それに、StarterプランはGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドで生成AIのGeminiが使えません。そしてPlusプランは、Googleドライブの容量が5TB、Meetの参加人数が500人までとオーバースペックで+1000円なのでコスト的にもStandardプランが一番いい。
簡単に各プランを比較
| 機能 | Starter | Standard | Plus |
|---|---|---|---|
| 月額（年払/税抜） | 800 | 1600 | 2500 |
| Gemini in Gmail | ◯ | ◯ | ◯ |
| Gemini in Docs/sheets/slides | ✕ | ◯ | ◯ |
| Gemini 会議ノート | ✕ | ◯ | ◯ |
| NotebookLM | 標準 | 5倍 | 5倍 |
| クラウド容量/人 | 30GB | 2TB | 5TB |
| Meet参加上限 | 100 | 150 | 500 |
| Meet録画機能 | ✕ | ◯ | ◯ |
機能については、更新されていることがありますので、最新情報については公式サイトを確認してください。
Starterプランは、gmailではGeminiが使えますが、Docs/Sheetsではほぼ機能が使えません。とにかく費用を抑えたい場合は、Starterプラン＋Geminiの無料版を使って活用するのも一つの方法だと思います。
StandardプランならGeminiの有料版と同じ機能が使えるのでお得感はあります。
一人経営者が得する具体的な活用例
| 用途 | 機能 | 使い方 |
|---|---|---|
| 商談前準備 | Googleカレンダー Meet | 商談メール文を自動生成 顧客資料をNotebookLMにアップロードして要点抽出、質問リスト生成 |
| オンライン打ち合わせ | Meet | 「take notes for me」で議事録を自動作成し、Docsで要約 |
| 見積・契約書 | Docs/Sheets | Geminiでドラフト作成、条項チェックをAIに依頼 |
| 情報収集 | NotebookLM | 記事や自社資料から情報を要約 |
| タスク管理 | Chat SpacesとGmail | メールとChatを横断検索して、Geminiに「今日やるべきこと」を指示 |
| 簡易アプリ | AppSheet | 顧客管理や在庫管理をノーコードで作成しGeminiで指揮やUXを提案してもらう |
| 電話番号 | Google Voice（オプション） | 050番号のように使い分け、通話録音を自動文字起こし |
Google Workspaceを利用することで、あらゆることが一元管理でき、生成AIのGeminiを使って効率化することもできます。生成AIを活用することで、本来の売上や営業など本来すべきことに時間を使うことができます。特に議事録作成などの文字起こしはとても便利。音声を残しておくこともできるし、誰が何を言ったかというのもテキストにできるし、要約もできるし、タスクリストを作成することもできます。
不安を安心に変える
Google Workspace導入時にリスクや不安を感じているなら、低リスクからはじめるのもポイントです。
14日間のお試しから
無料トライアル期間が14日間ありますので、環境設定や操作方法、ファイル共有、Google Meetを実際に使うことで「どこが便利で、何が不安か」を体験することができます。トライアル中でも Geminiや録画などフル機能を試すことができます。
使いこなせるか
AIは何となく使っているけど、たくさんの機能を使いこなせるか分からない。有料プランを年払いにしてほとんど使わないんじゃ勿体ないと思っている方は、使い方を理解して、知識を深めるため勉強会に参加したり、生成AI導入支援を受けて自社にあった活用法を教えてもらったりするといいです。
まとめ
個人的にも、一人経営者的にも生成AIやGoogle Workspaceの使い方がはっきりと理解していないと、コストが掛かるので勿体ないと考える方もいると思います。事務処理や情報収集、下調べ、要約など様々な場面で活用することができるツールのひとつだと思います。
業務の中にGoogle Workspaceを取り入れることで作業効率が7～8割程度削減できることも多数あります。まずはお試し期間を有効に活用して、ビジネスにも活用して、お悩みを解決していくことで不安も作業も削減でき、満足度の高いツールになると思います。
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